8 Step Pemecahan Masalah ala Toyota
Akibat akun chirpstory saya yang tiba2 tidak bisa diakses, maka dari itu beberapa archive saya posting ulang di blog ini agar lebih terdokumentasikan. Kali ini mengenai Toyota Business Practice. Semoga Bermanfaat
Toyota Business Practice itu adlh tools yg dipake o/ Toyota untuk problem solving. TBP ini terdiri dari 8 step yg bener2 general, bs dpake pd brbagai kasus
TBP step 0 : Background :
> Disini definisikan latar belakang masalah yg terjadi. Tunjukkan jika masalah ini penting dan genting u/ dipecahkan
> Bandingkan brbagai masalah yg ada brdasarkan data aktual. Misalkn brdasar yg paling sering trjadi (pareto), efeknya luas, dll.
> Jangan salah dlm memilih fokus masalah. Pastikan jk masalah ini terpecahkan, benefitnya besar untuk organisasi/perusahaan.
> Latar belakang masalah yg ngawur akan menyebabkan step2 berikutnya akan berasa sia2 ketika dilakukan. Benefitnya drasa tdk ada
> Disini definisikan latar belakang masalah yg terjadi. Tunjukkan jika masalah ini penting dan genting u/ dipecahkan
> Bandingkan brbagai masalah yg ada brdasarkan data aktual. Misalkn brdasar yg paling sering trjadi (pareto), efeknya luas, dll.
> Jangan salah dlm memilih fokus masalah. Pastikan jk masalah ini terpecahkan, benefitnya besar untuk organisasi/perusahaan.
> Latar belakang masalah yg ngawur akan menyebabkan step2 berikutnya akan berasa sia2 ketika dilakukan. Benefitnya drasa tdk ada
TBP step 1 : Clarify the problem :
> Perjelas masalah yg telah dipilih untuk dipecahkan. Apa pengaruh masalah ini thdp visi besar perusahaan.
> Tunjukkan masalah itu sebagai gap antara kondisi ideal dan kondisi aktual. Ini mmpermudah kita dlm mlihat besarnya masalah tsb
> Usahakan kondisi ideal dan kondisi aktual itu terkuantifikasi atau ada nilainya. Jdnya besaran masalah itu dpt benar2 terukur
> Contoh : suatu delivery barang idealnya trkirim dlm jangka waktu 30 menit. Trnyata aktualnya ada yg smpai 2 jam. Gap : 1,5 jam. Contoh lain : Kita menargetkan idealnya tidak ada barang cacat. Trnyata ditemukan sjumlah barang yg cacat. Gap : jmlh yg cacat
> Perjelas masalah yg telah dipilih untuk dipecahkan. Apa pengaruh masalah ini thdp visi besar perusahaan.
> Tunjukkan masalah itu sebagai gap antara kondisi ideal dan kondisi aktual. Ini mmpermudah kita dlm mlihat besarnya masalah tsb
> Usahakan kondisi ideal dan kondisi aktual itu terkuantifikasi atau ada nilainya. Jdnya besaran masalah itu dpt benar2 terukur
> Contoh : suatu delivery barang idealnya trkirim dlm jangka waktu 30 menit. Trnyata aktualnya ada yg smpai 2 jam. Gap : 1,5 jam. Contoh lain : Kita menargetkan idealnya tidak ada barang cacat. Trnyata ditemukan sjumlah barang yg cacat. Gap : jmlh yg cacat
TBP step 2 : Breakdown the problem :
> Pecah masalah yg telah dipilih td dr berbagai sudut pandang. Masalah itu bisa saja terlalu abstrak.
> Pecah masalah berdasarkan prinsip 4W 1H. What, when, who, where, how. Ini akan membantu kita mencari fokus masalah.
> Contoh : delivery brng yg lebih dr 30 menit bisa dipecah berdasarkan siapa yg mengantar, sbrapa jauh jaraknya, ketika kpn, dll. Barang yg cacat td bisa dipecah berdasar jenis cacat, lokasi cacat, kapan ditemukan cacat, dll.
> Pd step ini kita fokuskan pd jumlah masalah yg terjadi berdasar breakdown yg telah dilakukan. Intinya mncari problem yang akan diselesaikan
> Contoh : hasil breakdown : dr 20 kasus delivery yg lbh dr 30 menit : 4 kasus diantar oleh si A, 6 kasus diantar o/ B; 10 kasus delivery ke daerah 1, 5 kasus ke daerah 2; 12 kasus terjadi pagi hari, 5 kasus di siang, 3 kasus di malem.
> Dr contoh breakdown td, kita bisa melihat scope masalah dgn lebih gamblang. Fokus pemecahan masalah pun bisa terlihat. Fokus masalah yg akn dpecahkan bs diambil dr jmlh kasus trbnyk dr hsl breakdown. Dr contoh td diambil 12 kasus yg trjdi d pagi
> Dlm step ini juga ditentukan point of occurrence. Tentukan letak masalah yg terjadi berdasar urutan proses yg sudah ada.
> Contoh : dalam delivery barang ada proses : pengangkutan, pengiriman, pencarian alamat, dan unloading. Tntukan standar waktu pada masing2 proses. Pd proses pengangkutan:3 mnt (msh dlm stndar),pengiriman:60 mnt [letak masalah],pncarian alamat:5 mnt (dlm standar) ; unloading:5 mnt (dlm stndar)
> Dlm menentukan fokus, prioritas, dan letak masalah, kita memang hrs mlakukan pngecekan lngsng ke ‘lapangan’. Liht scara detail
> Pecah masalah yg telah dipilih td dr berbagai sudut pandang. Masalah itu bisa saja terlalu abstrak.
> Pecah masalah berdasarkan prinsip 4W 1H. What, when, who, where, how. Ini akan membantu kita mencari fokus masalah.
> Contoh : delivery brng yg lebih dr 30 menit bisa dipecah berdasarkan siapa yg mengantar, sbrapa jauh jaraknya, ketika kpn, dll. Barang yg cacat td bisa dipecah berdasar jenis cacat, lokasi cacat, kapan ditemukan cacat, dll.
> Pd step ini kita fokuskan pd jumlah masalah yg terjadi berdasar breakdown yg telah dilakukan. Intinya mncari problem yang akan diselesaikan
> Contoh : hasil breakdown : dr 20 kasus delivery yg lbh dr 30 menit : 4 kasus diantar oleh si A, 6 kasus diantar o/ B; 10 kasus delivery ke daerah 1, 5 kasus ke daerah 2; 12 kasus terjadi pagi hari, 5 kasus di siang, 3 kasus di malem.
> Dr contoh breakdown td, kita bisa melihat scope masalah dgn lebih gamblang. Fokus pemecahan masalah pun bisa terlihat. Fokus masalah yg akn dpecahkan bs diambil dr jmlh kasus trbnyk dr hsl breakdown. Dr contoh td diambil 12 kasus yg trjdi d pagi
> Dlm step ini juga ditentukan point of occurrence. Tentukan letak masalah yg terjadi berdasar urutan proses yg sudah ada.
> Contoh : dalam delivery barang ada proses : pengangkutan, pengiriman, pencarian alamat, dan unloading. Tntukan standar waktu pada masing2 proses. Pd proses pengangkutan:3 mnt (msh dlm stndar),pengiriman:60 mnt [letak masalah],pncarian alamat:5 mnt (dlm standar) ; unloading:5 mnt (dlm stndar)
> Dlm menentukan fokus, prioritas, dan letak masalah, kita memang hrs mlakukan pngecekan lngsng ke ‘lapangan’. Liht scara detail
TBP step 3 : Target Setting :
> Setelah melakukan proses breakdown yg benar, maka kita akan dngn mudah menentukan target u/ penyelesaian mslh
> Sblum pnjelasn lbh jauh, #TBP bs dpake jg bwt analisis u/ mulai bisnis. Tp contoh2 yg ane pake lbh ke penyelesaian mslh bisnis yg udah jln
> Target yg ditentukan itu haruslah spesifik, terukur, menantang, dan dlm jangka waktu tertentu agar dpt terkontrol dan kita pun terpacu.
> Target setting disini tidak perlu sampai mewujudkan kondisi ideal yg telah ditetapkan di awal. Lakukan scara bertahap.
> Contoh : Mnghilangkan mslh delivery yg lbh dr 30 mnt di pagi hari dgn mngurangi waktu pngiriman menjd 20 mnt dlm waktu 1 bulan
> Dari contoh target td dpt dilihat jika fokus penyelesaian masalah begitu jelas. Ini memudahkan kita dlm step berikutnya.
> Setelah melakukan proses breakdown yg benar, maka kita akan dngn mudah menentukan target u/ penyelesaian mslh
> Sblum pnjelasn lbh jauh, #TBP bs dpake jg bwt analisis u/ mulai bisnis. Tp contoh2 yg ane pake lbh ke penyelesaian mslh bisnis yg udah jln
> Target yg ditentukan itu haruslah spesifik, terukur, menantang, dan dlm jangka waktu tertentu agar dpt terkontrol dan kita pun terpacu.
> Target setting disini tidak perlu sampai mewujudkan kondisi ideal yg telah ditetapkan di awal. Lakukan scara bertahap.
> Contoh : Mnghilangkan mslh delivery yg lbh dr 30 mnt di pagi hari dgn mngurangi waktu pngiriman menjd 20 mnt dlm waktu 1 bulan
> Dari contoh target td dpt dilihat jika fokus penyelesaian masalah begitu jelas. Ini memudahkan kita dlm step berikutnya.
TBP step 4 : Root Cause Analysis :
> Inilah salah satu step tersulit. Pada step ini kita harus mencari akar penyebab dr masalah yg terjadi.
> Jika akar mslh tdk didapat dgn benar, maka kmungkinan besar mslh yg ada akan berulang meski sudah ada penanggulangan nantinya
> Munculkan terus pertanyaan why pd masalah yg terjadi sehingga tdk ada alasan lg yg bisa diambil. Rata2 lakukan hingga 3-5x why
> Pola pikir bantuan yg biasanya dipake adlh analisis 4M 1E : Man, Machine, Method, Material, Environment
> Man : pengalaman, kesehatan, keahlian, beban kerja.
> Machine : kerusakan, perawatan, tepat guna, efisien atau tidak.
> Method: urutan proses, ergonomy, standard, efektif/tidak.
> Material: kualitas, cocok/tidak. Environment: lingkungan, eksternal
> Pecah penyebab masalah berdasarkan aspek2 td. Berikn poin korelasi mslh dan kmungkinan pnybab yg ada. Kombinasikan 4M1E dgn 5why
> Contoh : u/ mslh delay delivery. Man : trnyata org yg mengantar sehat, pengalaman 2 thn, tau daerah domisili -> BKN PENYEBAB. Machine : Pngiriman pake mobil lebih lama -> why? -> tdk dpt bergerak leluasa -> why? -> lalu lintas padat -> ADA KORELASI. Method : pengiriman lebih dari 20 menit -> why? -> jalur relatif jauh -> why? -> jarak ke tmpt tujuan lebih dari 10 km -> ADA KORELASI. Material : lama proses pengiriman barang tidak trkait dgn material dr barang & angkutan yg dipake -> TIDAK ADA KORELASI. Environment : delay di pagi hari -> why? -> ad simpul kemacetan -> why? -> bnyk org kerja brkndara d daerah itu -> ADA KORELASI
> Dari contoh tersebut ada 3 kmungkinan penyebab : lalu lintas padat, jarak lebih dari 10 km, dan bnyk kndaraan saat pagi hari. Ini jd bekal u/ step brikutnya
> Inilah salah satu step tersulit. Pada step ini kita harus mencari akar penyebab dr masalah yg terjadi.
> Jika akar mslh tdk didapat dgn benar, maka kmungkinan besar mslh yg ada akan berulang meski sudah ada penanggulangan nantinya
> Munculkan terus pertanyaan why pd masalah yg terjadi sehingga tdk ada alasan lg yg bisa diambil. Rata2 lakukan hingga 3-5x why
> Pola pikir bantuan yg biasanya dipake adlh analisis 4M 1E : Man, Machine, Method, Material, Environment
> Man : pengalaman, kesehatan, keahlian, beban kerja.
> Machine : kerusakan, perawatan, tepat guna, efisien atau tidak.
> Method: urutan proses, ergonomy, standard, efektif/tidak.
> Material: kualitas, cocok/tidak. Environment: lingkungan, eksternal
> Pecah penyebab masalah berdasarkan aspek2 td. Berikn poin korelasi mslh dan kmungkinan pnybab yg ada. Kombinasikan 4M1E dgn 5why
> Contoh : u/ mslh delay delivery. Man : trnyata org yg mengantar sehat, pengalaman 2 thn, tau daerah domisili -> BKN PENYEBAB. Machine : Pngiriman pake mobil lebih lama -> why? -> tdk dpt bergerak leluasa -> why? -> lalu lintas padat -> ADA KORELASI. Method : pengiriman lebih dari 20 menit -> why? -> jalur relatif jauh -> why? -> jarak ke tmpt tujuan lebih dari 10 km -> ADA KORELASI. Material : lama proses pengiriman barang tidak trkait dgn material dr barang & angkutan yg dipake -> TIDAK ADA KORELASI. Environment : delay di pagi hari -> why? -> ad simpul kemacetan -> why? -> bnyk org kerja brkndara d daerah itu -> ADA KORELASI
> Dari contoh tersebut ada 3 kmungkinan penyebab : lalu lintas padat, jarak lebih dari 10 km, dan bnyk kndaraan saat pagi hari. Ini jd bekal u/ step brikutnya
TBP step 5 : Countermeasure Plan :
> Step ini merupakan tahapan perencanaan dlm menanggulangi mslh berdasarkan penyebab yg sudah dianalisis.
> Countermeasure yg dilakukan bersifat temporary dan fix. Temporary countermeasure dilakukan agar mslh tdk terjadi dlm waktu dkt
> Buatlah timeline penyelesaian brdasarkan target waktu yg udah ditentukan. Buat planning sedetail mngkn dgn mnyertakan keypoint
> Countermeasure yg akan dilakukan bs lebih dr satu sesuai jumlah penyebab mslh, namun lakukan scara bertahap dan satu per satu. Namun bs saja hanya dilakukan 1 countermeasure dgn ditambah analisis masalah yg lebih lanjut, dicari yg paling efektif.
> Analisis countrmeasure bs dibagi dr 4 aspek : safety, quality, productivity, dan cost. Disini brlaku prioritas, tp tdk mengikat. Jadi cari countermeasure yg 1. Paling aman, 2. Bisa menjaga kualitas, 3. Paling cepat dan menghasilkan, 4. Paling murah biayanya
> Contoh dr kasus delay delivery: penyebab dan countermeasure-nya : Lalu lintas padat -> delivery dpt dilakukan pake motor 1-1/brtahap. Lalu lintas padat -> memakai jalur alternatif. Jarak lebih dari 10 km -> membuat cabang distributor baru / memacu kendaraan dgn cepat. Macet di pagi hari -> ubah jdwal pengiriman jd dini hari / lbh awal. > Nah, dari solusi2 countrmeasure yg ada, analisis SQPC-nya : Delivery pake motor 1-1 : jk brng yg dikirim bnyk -> tdk aman jk overload, cost relatif bsar, buth manpower bnyk dan bolak-balik; Pake jalur alternatif -> biasanya jalan jelek dan memutar : rawan kecelakaan, potensi merusak kualitas brng, cost relatif bsar; Buka cabang distributor baru : efektif, namun butuh prsiapan lama dan butuh cost yg sngt besar (Potensi u/ jd fix countrmeasure); Mengubah jadwal pengiriman jd lbh awal : Efisien, dpt dilakukan dgn cepat, cost dikit, hanya nambah manhour -> Potensi trbaik
> Dari analisis SQPC tadi didapat potensi temporary dan fix countermeasure. Atur jadwal dan lanjut ke step berikutnya.
> Step ini merupakan tahapan perencanaan dlm menanggulangi mslh berdasarkan penyebab yg sudah dianalisis.
> Countermeasure yg dilakukan bersifat temporary dan fix. Temporary countermeasure dilakukan agar mslh tdk terjadi dlm waktu dkt
> Buatlah timeline penyelesaian brdasarkan target waktu yg udah ditentukan. Buat planning sedetail mngkn dgn mnyertakan keypoint
> Countermeasure yg akan dilakukan bs lebih dr satu sesuai jumlah penyebab mslh, namun lakukan scara bertahap dan satu per satu. Namun bs saja hanya dilakukan 1 countermeasure dgn ditambah analisis masalah yg lebih lanjut, dicari yg paling efektif.
> Analisis countrmeasure bs dibagi dr 4 aspek : safety, quality, productivity, dan cost. Disini brlaku prioritas, tp tdk mengikat. Jadi cari countermeasure yg 1. Paling aman, 2. Bisa menjaga kualitas, 3. Paling cepat dan menghasilkan, 4. Paling murah biayanya
> Contoh dr kasus delay delivery: penyebab dan countermeasure-nya : Lalu lintas padat -> delivery dpt dilakukan pake motor 1-1/brtahap. Lalu lintas padat -> memakai jalur alternatif. Jarak lebih dari 10 km -> membuat cabang distributor baru / memacu kendaraan dgn cepat. Macet di pagi hari -> ubah jdwal pengiriman jd dini hari / lbh awal. > Nah, dari solusi2 countrmeasure yg ada, analisis SQPC-nya : Delivery pake motor 1-1 : jk brng yg dikirim bnyk -> tdk aman jk overload, cost relatif bsar, buth manpower bnyk dan bolak-balik; Pake jalur alternatif -> biasanya jalan jelek dan memutar : rawan kecelakaan, potensi merusak kualitas brng, cost relatif bsar; Buka cabang distributor baru : efektif, namun butuh prsiapan lama dan butuh cost yg sngt besar (Potensi u/ jd fix countrmeasure); Mengubah jadwal pengiriman jd lbh awal : Efisien, dpt dilakukan dgn cepat, cost dikit, hanya nambah manhour -> Potensi trbaik
> Dari analisis SQPC tadi didapat potensi temporary dan fix countermeasure. Atur jadwal dan lanjut ke step berikutnya.
TBP step 6 : Develop countermeasure :
> Step ini adalah pelaksanaan dr planning pd step sebelumnya. Jk planningnya mantap, maka tinggal action
> Jk analisis SQPC dr countermeasure msh rancu / tdk yakin, maka step ini akan jadi proses trial and error. Cari solusi trbaik!
> Dalam plaksanaannya, catat smua efek yg ditimbulkan dr countermeasure yg dilakukan. Cek kesesuaiannya dgn plan yg tlah disusun
> Lakukan temporary countermeasure dgn cepat agar mslh solve sementara dan sesuai target waktu. Fix Countermeasure bisa dilakukan setelahnya
> Contoh : Countermeasure dgn penjadwalan lebih awal bisa dilakukn sesuai plan awal, nambah jam kerja 2 jam dr jam 5-7, cost manhour 20ribu
> Step ini adalah pelaksanaan dr planning pd step sebelumnya. Jk planningnya mantap, maka tinggal action
> Jk analisis SQPC dr countermeasure msh rancu / tdk yakin, maka step ini akan jadi proses trial and error. Cari solusi trbaik!
> Dalam plaksanaannya, catat smua efek yg ditimbulkan dr countermeasure yg dilakukan. Cek kesesuaiannya dgn plan yg tlah disusun
> Lakukan temporary countermeasure dgn cepat agar mslh solve sementara dan sesuai target waktu. Fix Countermeasure bisa dilakukan setelahnya
> Contoh : Countermeasure dgn penjadwalan lebih awal bisa dilakukn sesuai plan awal, nambah jam kerja 2 jam dr jam 5-7, cost manhour 20ribu
TBP step 7 : Process and result evaluation :
> Step ini mrupakan evaluasi dr countermeasure yg telah dilakukan, apakah efektif atau tidak.
> Bandingkan pencapaian dgn target yg telah ditentukan. Proses yg baik seharusnya menghasilkan result yg baik pula.
> Pd step ini dpt dipertimbangkn u/ mlakukan analisis dan countrmeasure yg lain sesuai hasil yg didapat. Jd bs balik lg ke step 6
> Pilihlah langkah trbaik. Dgn data dan analisis yg baik, kita bs milih u/ mengejar trget, ktpatan waktu / lanjut k step brikutnya
> Contoh : Dari Countermeasure penjadwalan lebih awal didapat : pegawai ada yg terlambat, kurang efektif u/ pengiriman hari Senin pagi. Dari awalnya ada 20 kasus delay delivery, setelah 1 bulan (sesuai target waktu di awal) kasus dpt berkurang jd hanya 3 kasus. Countermeasure ini diputuskan menjadi pilihan terbaik u/ sementara sambil menyusun planning ke depan u/ membuat cabang distributor baru. Dgn pilihan yg tlh diambil tersebut dpt dilihat jk kita tlh menyelesaikan suatu mslh dgn cukup efektif. Lanjut ke step trakhir
> Step ini mrupakan evaluasi dr countermeasure yg telah dilakukan, apakah efektif atau tidak.
> Bandingkan pencapaian dgn target yg telah ditentukan. Proses yg baik seharusnya menghasilkan result yg baik pula.
> Pd step ini dpt dipertimbangkn u/ mlakukan analisis dan countrmeasure yg lain sesuai hasil yg didapat. Jd bs balik lg ke step 6
> Pilihlah langkah trbaik. Dgn data dan analisis yg baik, kita bs milih u/ mengejar trget, ktpatan waktu / lanjut k step brikutnya
> Contoh : Dari Countermeasure penjadwalan lebih awal didapat : pegawai ada yg terlambat, kurang efektif u/ pengiriman hari Senin pagi. Dari awalnya ada 20 kasus delay delivery, setelah 1 bulan (sesuai target waktu di awal) kasus dpt berkurang jd hanya 3 kasus. Countermeasure ini diputuskan menjadi pilihan terbaik u/ sementara sambil menyusun planning ke depan u/ membuat cabang distributor baru. Dgn pilihan yg tlh diambil tersebut dpt dilihat jk kita tlh menyelesaikan suatu mslh dgn cukup efektif. Lanjut ke step trakhir
TBP step 8 : Standardization :
> Ini adlh step menstandarkan apa yg tlh dilakukan pd step2 sblumnya sbg acuan, patokan, dan jangkar.
> Dokumentasikn smua hal yg tlh dilakukan, tp jgn jdkan hnya sbg history. Jgn smpai mslh yg sama terulang gara2 ksalahan yg sama
> Tiru, duplikasi, dan modifikasi step2 yg tlh dilakukan u/ mslh yg kira2 serupa. Dpt jg dilihat dari step breakdown yg dilakukn
> Contoh : kasus delay delivery u/ malam hari ternyata bisa diselesaikan dgn pengubahan jadwal lebih awal.
> Ini adlh step menstandarkan apa yg tlh dilakukan pd step2 sblumnya sbg acuan, patokan, dan jangkar.
> Dokumentasikn smua hal yg tlh dilakukan, tp jgn jdkan hnya sbg history. Jgn smpai mslh yg sama terulang gara2 ksalahan yg sama
> Tiru, duplikasi, dan modifikasi step2 yg tlh dilakukan u/ mslh yg kira2 serupa. Dpt jg dilihat dari step breakdown yg dilakukn
> Contoh : kasus delay delivery u/ malam hari ternyata bisa diselesaikan dgn pengubahan jadwal lebih awal.
Kesimpulan :
8 step TBP : Background, Clarify, Breakdown, Target Setting, Root Cause Analysis, Countermeasure Plan, Develop Countermeasure, Evaluation, Standardization.
8 step TBP : Background, Clarify, Breakdown, Target Setting, Root Cause Analysis, Countermeasure Plan, Develop Countermeasure, Evaluation, Standardization.
Next :
8 step TBP yg tlh dlakukn mrupakn 1 cycle PDCA (Plan-Do-Check-Action) : Tools lain agar proses pngembangn (kaizen) bs dlakukn trus-mnerus. Dokumentasi ke-8 step TBP yg tlh dilakukan dlm 1 cycle PDCA itu biasanya menggunakn tools A3 Report : suatu laporan yg sistematis dan ringkas.
8 step TBP yg tlh dlakukn mrupakn 1 cycle PDCA (Plan-Do-Check-Action) : Tools lain agar proses pngembangn (kaizen) bs dlakukn trus-mnerus. Dokumentasi ke-8 step TBP yg tlh dilakukan dlm 1 cycle PDCA itu biasanya menggunakn tools A3 Report : suatu laporan yg sistematis dan ringkas.
sumber: https://gudjrin.wordpress.com/2013/10/24/8-step-pemecahan-masalah-ala-toyota/
