Thursday, March 12, 2020

Panduan Menghadapi Virus Corona untuk Kantor Anda

Virus Corona semakin 'mengganggu' dalam kehidupan kita. Dan banyak perusahaan harus mempersiapkan diri menghadapi kemungkinan terburuk. Oleh karena itu, kami mengeluarkan panduan ini untuk membantu kita semua mempersiapkan diri.





1. Menjaga kebersihan kantor. Pastikan kantor kita tetap terjaga kebersihan terutama kebersihan udaranya. Pastikan AC yang kita miliki dicuci dan dibersihkan dengan teratur. Sehingga kesehatan lingkungan udara akan terjaga. Hal ini untuk mencegah tim kerja menjadi sakit pilek, batuk yang akan memperlemah daya tahan tubuh mereka.

2. Menyediakan vitamin, masker mulut hidung dan hand sanitizer. Langkah awal untuk tim kerja adalah menyediakan masker agar mereka bisa bekerja dengan nyaman, terutama pada saat mereka bekerja mobile (bergerak). Untuk hand sanitizer sebaiknya disediakan agar mereka bisa sering mencuci tangan. Vitamin juga disediakan di kantor, karena umumnya kita tidak terbiasa minum vitamin. Kami menyediakan vitamin C dosis tinggi dan minyak ikan yang cukup untuk kebutuhan tim kantor.

3. Terapkan kontrol suhu dan kesehatan tim kerja. Kami menerapkan kontrol suhu (self-checking) dengan memastikan tim kerja tidak memiliki suhu lebih dari 37 derajat Celcius. Apabila mereka mengalami demam, pilek dan batuk, maka kami meminta mereka untuk memeriksakan diri ke fasiitas kesehatan. Demam berlanjut maka mereka cukup memfoto bukti suhu tubuh mereka dan dapat beristirahat atau bekerja secara remote. Batasi juga kebiasaan mereka yang merokok. Merokok juga mengakibatkan mudahnya kesehatan terganggu.

4. Menyiapkan tim kerja dan dibagi menjadi tim-tim kecil. Hal ini dilakukan untuk memastikan hanya 3-4 orang saja per tim paling kecil untuk memudahkan kontrol atas kemungkinan penyebaran virus. Untuk bekerja dalam tim, mereka harus menjaga jarak minimal 1 meter terhadap satu dengan yang lain agar memastikan tidak terjadi droplet. Tim-tim utama yang vital dapat dibagi dalam beberapa tim yang bekerja di lantai berbeda, tempat berbeda, dan mencatat kehadiran mereka dalam tim.  Dalam beberapa perusahaan, tim-tim ini bisa berbeda lokasi, berbeda tempat. Hanya tinggal memastikan ketersediaan akses ke system perusahaan agar mereka tetap bisa bekerja.

5. Menyediakan kemudahan absen secara online. Kami menerapkan absensi secara online untuk memudahkan tim bisa bekerja di mana saja. Saat ini masih ada kewajiban untuk hadir di kantor, kecuali kondisi tubuh melemah terutama pilek, batuk, demam. Setiap kali kehadiran dilakukan via aplikasi, termasuk juga melakukan kunjungan ke lokasi client atau customer.  Dalam hal ini kami menggunakan aplikasi HADIRR.

6. Menyediakan kemudahan akses aplikasi dari luar kantor. Selama ini kami menerapkan akses aplikasi CRM vTIGERCRM yang kami hosting di luar. Dan sudah beberapa tahun ini kami menggunakan aplikasi Akunting Online JURNAL.ID dan PAPER.ID  yang bisa diakses juga dari luar. Semua ini karena semua ada di web hosting. Untuk perusahaan yang masih menjalankan sistem aplikasi dari server mereka sendiri, maka mereka dapat menyiapkan sistem akses remote. Untuk manajemen proyek dan kontrol progress kami menggunakan TEAMWAVE.

- Gunakan RemotePC untuk mengakses komputer atau Server. Kami menggunakan aplikasi ini untuk mengakses server-server yang ada di kantor. Untuk demo server kami menyiapkan akses NAT melalui router. Tapi untuk mengakses komputer Windows, Linux kami menggunakan RemotePC.



- Gunakan TSPlus untuk mengakses remote dekstop kantor. Kami menggunakan aplikasi ini untuk membantu customer yang masih menggunakan aplikasi desktop tapi ingin mengakses aplikasi nya menggunakan browser. Hal ini dilakukan karena browser hampir dapat digunakan di semua jenis laptop yang dipakai untuk bekerja secara remote. Tim kami sendiri ada yang menggunakan windows dan linux, tapi semua dapat dilakukan dengan mudah, karena mengakses menggunakan browser.



- Gunakan login Chrome. Kami menggunakan login chrome yang berbeda-beda untuk berbagai akses. Chrome browser memungkinkan ini terjadi, sehingga tiap user chrome akan memiliki akses sendiri-sendiri. Kebetulan kami banyak menggunakan aplikasi sosial media untuk tiap user, dan dikelola oleh sales terkait. Maka akses menggunakan login chrome akan membantu.

7.  Gunakan sistem monitoring jaringan dan komputer server. Untuk memastikan semua server dan perangkat jaringan berfungsi, meskipun tidak semua orang ada di kantor, maka gunakan sistem monitoring. Kami menggunakan berbagai software untuk membantu customer kami, diantaranya PRTG, MOTADATA dan NAGIOS.

8. Gunakan sistem monitoring ruang server / data center. Untuk perusahaan yang memiliki perangkat yang diletakkan dalam ruang server atau data center di kantor nya, maka diperlukan adanya sistem monitoring yang lebih kompleks. Pastikan ketersediaan listrik, AC berfungsi dan tidak bocor, serta mengetahui suhu dan kelembaban dari tiap rak yang ada adalah penting. Untuk ini kami mengunakan AKCP.

9. Menyiapkan prosedur darurat akses. Dalam keadaan tertentu ada kemungkinan kita akan mengalami lock-down dan sehingga semua akses dan pergerakan kerja kita akan terbatas. Maka harus dipertimbangkan prosedur akses secara darurat. Karena semua perangkat kerja sebagian besar di kantor, maka akses ke kantor menjadi penting. Kami menyediakan akses untuk beberapa orang bisa mengakses kantor secara bergantian dengan akses door tercatat.

10. Melakukan routing telepon kantor. Ini yang kami siapkan agar apabila ada telepon kantor masuk dapat kami routing, arahkan ke telepon yang dimaksud. Kemampuan IP pabx sangat memegang peranan penting disini. Disamping ketersediaan listrik dan bandwidth Internet akan sangat diperlukan. Sehingga setiap telepon yang masuk ke kantor dapat diarahkan ke orang yang dimaksud, karena adanya vitur virtual extension ke smartphone kita. Untuk melakukan fungsi ini , kami menggunakan GRANDSTREAM IP PABX.


11.  Melakukan video call dan video conference. Dalam banyak aktifitas sales, umumnya sudah menggunakan WhatsApp. Salah satu fitur WhatsApp adalah melakukan video call. Sehingga dalam beberapa kasus, kami meminta tim sales untuk melakukan Video call ke client atau customer tanpa harus bertemu atau meeting. Sedangkan untuk menggunakan video conference secara group, kami menggunakan ZOOM meeting.. Dengan ZOOM kita bisa melakukan meeting hingga 100 orang, free account bisa digunakan untuk meeting selama 40 menit.



12. Bila terjadi lock-down dan semua harus bekerja secara remote. Mungkin bagian operasional bisa bekerja secara remote dan melaporkan progressnya melalui sistem. Tapi untuk tim finance, administration ini belum tentu mudah. Oleh karena itu disiapkan prosedur agar bisa tetap mengakses sistem, dengan laptop mobile serta printer yang mungkin bisa mereka bawa tanpa harus ke kantor. Semua filling yang dikumpulkan selama masa lock-down dikumpulkan kembali di kantor. Bila benar terjadi kondisi ini , kita telah lebih siap dan memperhitungkan segala sesuatunya.

Tetaplah sehat dan semoga kita bisa melewati semua masa sulit ini.