Kita berada di era di mana organisasi sangat bergantung pada infrastruktur teknologi mereka untuk menjalankan sebagian besar operasi bisnis mereka. Aset TI mereka membentuk tulang punggung penyampaian layanan mereka.
Kurangnya manajemen aset yang tepat dapat menyebabkan masalah kepatuhan, visibilitas aset yang terbatas, catatan inventaris yang salah, sumber daya yang terbuang percuma, penundaan layanan yang tidak perlu, dan biaya yang besar. Untuk mengurangi risiko tersebut, organisasi perlu memiliki kejelasan tentang bagaimana aset mereka digunakan, di mana lokasinya, apa konfigurasinya, peran apa yang mereka mainkan dalam berbagai proses bisnis, dll. Hal ini hanya mungkin dilakukan dengan menerapkan aset TI yang tepat sistem manajemen dalam organisasi. Sebelum kita menyelami manfaat apa yang dapat diberikan oleh sistem manajemen aset TI bagi organisasi Anda, mari kita lihat apa arti manajemen aset TI.
IT Asset Management (ITAM) adalah proses mengelola semua aset perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan untuk melakukan berbagai operasi bisnis di seluruh organisasi. Melalui sistem ITAM, Anda dapat membangun siklus hidup aset, mendapatkan visibilitas ke dalam pemanfaatan aset, mengidentifikasi tren, menganalisis data, memahami rutinitas pengadaan, dan secara efisien memantau dan mengelola semua aset dari satu platform.
Apa Manfaat Manajemen Aset TI?
1. Menghemat Biaya
Saat Anda menggunakan sistem manajemen aset TI di organisasi Anda, Anda dapat menghemat biaya dan mengurangi pemborosan sumber daya dengan secara efektif memetakan permintaan pembelian baru dengan item yang ada dalam inventaris dan menghindari pengadaan yang tidak perlu, mengidentifikasi aset mana yang kurang dimanfaatkan, dan dengan mudah memahami peran masing-masing. aset bermain dalam setiap proses bisnis.
ITAM dapat menurunkan pengeluaran perangkat lunak dengan mengenali pengguna mana yang membutuhkan lisensi dasar, pengguna mana yang membutuhkan lisensi lebih mahal, dan menandai kontrak penghentian yang tidak lagi digunakan. Ini juga dapat membantu Anda mengotomatiskan proses siklus hidup aset tingkat rendah dan berulang sehingga teknisi dapat fokus pada tugas yang menghasilkan nilai.
ITAM hadir dengan CMDB yang memberi Anda gambaran jelas tentang jumlah dan jenis aset yang sudah dimiliki, sehingga memudahkan Anda dalam merencanakan pembelian di masa mendatang.
2. Mencapai Kepatuhan
Kepatuhan dengan manajemen aset bukanlah pekerjaan yang mudah. Ini mengharuskan organisasi Anda untuk menegakkan kebijakan yang ketat dan melacak kinerja mereka secara berkala.
Terkadang, ini juga membutuhkan perbaikan sistemik yang signifikan dalam alur kerja bisnis. Perangkat lunak pelacakan aset Anda dapat membantu Anda dengan mudah melacak konsumsi lisensi dan mengotomatiskan pemberitahuan yang segera mengkomunikasikan pelanggaran kepatuhan sehingga Anda dapat memulihkan situasi untuk menghindari tindakan hukum dan denda yang ditimbulkan oleh pelanggaran tersebut.
Dengan menggunakan sistem manajemen aset TI, Anda dapat mengurangi jumlah pelanggaran kepatuhan di organisasi Anda dan membuat proses yang digerakkan oleh kebijakan dan otomatis untuk mencapai kepatuhan 100%.
3. Kontrol Lingkungan TI
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, untuk merencanakan pembelian aset di masa depan, Anda perlu memiliki gambaran yang jelas tentang kuantitas dan jenis aset yang dimiliki organisasi Anda. Manajemen aset TI Anda memiliki CMDB-dashboard yang dapat memberi Anda tampilan panel tunggal ke semua aset perangkat keras dan perangkat lunak seperti komputer, server, atau lainnya. Infrastruktur TI dimiliki oleh organisasi Anda.
Visibilitas yang meningkat membantu Anda membuat keputusan yang tepat tentang akuisisi aset dan juga menawarkan kontrol dan akuntabilitas administrasi TI yang lebih baik. Selain itu, ini dapat membantu manajer aset TI secara efisien menyelesaikan insiden TI yang akan terjadi dan meningkatkan penyampaian layanan mereka.
4. Meningkatkan Tata Kelola
Saat Anda menggunakan sistem manajemen aset TI yang bekerja bersama-sama dengan file Perangkat lunak meja layanan TI, Anda dapat memusatkan semua permintaan aset melalui katalog layanan untuk mengelola dan mengontrol distribusi aset Anda.
Selain itu, Anda juga dapat mengotomatiskan proses memperoleh persetujuan untuk validasi dengan membuat alur kerja. Dengan cara ini, saat permintaan dikirim, Anda dapat menerapkan kebijakan dan menjamin bahwa semua persyaratan terpenuhi.
5. Aktifkan Faster Mean Time to Resolution (MTTR)
Aset perangkat keras dan perangkat lunak organisasi Anda ditautkan ke pengguna akhir. Sekarang jika Anda telah membuat sistem manajemen aset TI yang baik, kemudian ketika pengguna Anda menghadapi masalah TI dan mengajukan tiket insiden, aset yang relevan dapat dikaitkan dengan tiket untuk penyelesaian insiden yang lebih cepat. Memiliki konteks ini tidak hanya akan membantu tiket diarahkan secara efektif dan mendorong efisiensi teknisi meja layanan Anda, tetapi juga meminimalkan waktu henti yang disebabkan oleh pemadaman listrik dan membantu pengguna melanjutkan aktivitas mereka dalam waktu singkat.
Untuk mengetahui lebih lanjut tentang MTTR dan metrik insiden lainnya, baca blog kami Apa itu MTTR, MTBF, MTTF, dan MTTA? Panduan untuk metrik Manajemen Insiden.
6. Mengurangi Resiko
Seiring pertumbuhan organisasi, menjadi sulit untuk melacak semua kontrak dan lisensi yang digunakan oleh berbagai departemen bisnis yang membuat organisasi rentan terhadap berbagai risiko.
Sebagian besar solusi ITAM dilengkapi dengan fitur manajemen lisensi perangkat lunak yang memungkinkan Anda melacak penggunaan perangkat lunak, daftar hitam, atau daftar putih perangkat lunak di seluruh organisasi dengan mudah dan selalu siap untuk diaudit. Selain itu, Anda juga dapat mengotomatiskan pemberitahuan tentang kedaluwarsa kontrak dan perpanjangan kontrak untuk menghindari kesenjangan dalam cakupan dengan aset TI Anda.
7. Hilangkan Pemborosan
Munculnya pekerjaan jarak jauh telah membuat aset pelacakan yang tersebar di berbagai lokasi menjadi tugas yang sulit. Dengan manajemen aset TI, Anda dapat memantau bagaimana aset Anda dikonsumsi, pada kapasitas apa, dan berapa banyak pengguna di organisasi Anda.
Berdasarkan hal ini, Anda dapat mengoptimalkan proses perizinan dan pengadaan untuk mencegah pembelian berlebih dan pemberian lisensi berlebih pada aset dengan berfokus pada aset yang paling sesuai dengan persyaratan organisasi Anda.
Kesimpulan
Sistem manajemen aset TI dapat membantu Anda merampingkan operasi TI Anda, mencapai kepatuhan, memberi Anda akuntabilitas keuangan, mendapatkan visibilitas ke dalam pemanfaatan aset, membangun kontrol yang lebih baik atas infrastruktur TI Anda, dan menghemat biaya.
Sekarang setelah Anda menyadari nilai menggunakan sistem manajemen aset TI, hal berikutnya yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi perangkat lunak ITAM yang tepat untuk bisnis Anda. Untuk memahami cara memilih perangkat lunak ITAM yang tepat untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda, baca blog kami Perangkat Lunak Manajemen Aset TI - Cara Memilih Perangkat Lunak ITAM yang Benar [Cara Terbukti]
sumber: https://www.motadata.com/id/blog/benefits-of-it-asset-management/
